Делопроизводство как функция управления
Понятие делопроизводства как функции управления. Значение делопроизводства в осуществлении процесса управления Функция в переводе из латинской означает деятельность. Функция управления - вид деятельности, который основан на разделе и кооперации управленческого труда и характеризуется определенной однородностью, сложностью, стабильностью влияния на объект и субъект управления. Функции, которые выделяются по состоянию управления называют общими. Функции, которые выделяются по сферам деятельности называют конкретными или специальными. К конкретным принадлежат информационное обеспечение управления. Информационное обеспечение управления состоит из организации поиска, сбора, хранения и передачи информации с целью ее использования в процессе решения управленческих задач. В организации информационного обеспечения центральная роль принадлежит документированию.
Делопроизводство - от старинного «производство дел» - процесс принятия решений на основании документов. Задачи делопроизводства:
• обеспечение эффективного процесса управления;
• образование документов;
• хранение, обеспечение доступа к документам.
Делопроизводство включает такие поняття:Документування - запись за установленными формами управленческих решений и действий в целях их закрепления и передачи. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или образования до завершения выполнения или отправления. Дело - совокупность документов или документ, который относится к определенному вопросу или отрасли деятельности организации. Документ - информация, которая записана на дорогом материале, что выданная или полученная любым физическим или юридической лицом, в дорогой организации для использования в своей деятельности.
История развития делопроизводства Делопроизводство в своем развитии прошло несколько этапов И этап : Делопроизводство приказа (XV - ХVII ст.). Особенности делопроизводства в этот период:
1. Документы - в виде столбцов - текст на полосах бумаги шириной 15-17 сантиметров. Обратная сторона использовалась для адреса, резолюции, пометок. Документ имеет форму свитки.
2. Делопроизводство начиналось с момента получения документу, на котором относилась дата получения. Потом - подготовка к прикладыванию. Обсуждение - приговори приказу.
Складывался документ - ответ.
3. Подпись дъяка, что отвечал за составление документу относился на склеиваниях документу. Автор документу - тот человек, который выполнял записи текста.
4. Документы систематизировали по определенным признакам.
5. Виды документов - приказы царя, обречения боярской думы, указные книги.
6. Налаживается архив, документы сохраняются в домах приказов.
7. Появляются особенные формы документов -книги: - для денежных операций - прибутково-расходни; - для учета пошлин - митницки; - для учета урожая - умолоты и другое.
8. В документах ведется перечисление титулов, званий, полномочий.
9. Различали тексты лицевой и оборотной стороны письма. Площадь письма, где размещался текст малая свои названия. Верх письма -«голова», а часть под основным текстом - «испод».
10. Делопроизводство было основано на канцелярских традициях и не регулировалось законодательством.На землях правобережной Украины, что постепенно входили в состав княжества Литовского применялись актовые книги (с XIII до конца XVIII века). Книги разделялись на: - секретные (уголовные дела); - нотатни (дарственные,, долговые, контрактные документы купчих);
Колежске делопроизводство (из XVIII века). Характерные признаки делопроизводства:
1. Петр І в 1699 году вводит гербовую бумагу, а в 1700 году замещаются столбцы тетрадями. 28 февраля 1720 года образован «Генеральный регламент государственной коллега», где оформлена система документирования и делопроизводства коллегии - колежске делопроизводство. Это система норм по документированию
внутренней деятельности коллегий и их переписке с другими учреждениями.
2. Упорядочена система регистрации, введенные журналы. Разработана система справочного аппарата - настольный реестр. Журналы Но и В - для регистрации исходных документов, а С и Д - для регистрации входных документов. В документах обязательно проставлялась дата и номер.
3. Заложены основы учета и хранения документов: «архив». Образуются архивы, коллегии, текущие архивы, государственные архивы.