Справочно информационная документация
Отчет – это служебный документ, который содержит сообщение о деятельности лица или организации или ее итог, выполнение порученной работы, дела, обобщения сделанного и т.д.
Отчеты бывают простые и сложные в зависимости от характера выполненной работы.
Различают статистические и текстовые отчеты. Статистические отчеты оформляются от руки или машинописным способом на трафаретных бланках, текстовые – на общем бланке или на чистом листе бумаги (формат А4) машинописным способом или с помощью оргтехники, по большей части за схемой. Отчеты составляют о работе, выполненной на протяжении определенного периода. Они должны быть конкретными, то есть давать сжатый ответ на вопрос схемы.
Реквизиты отчета: название вида документу, дата (дата подписания), заглавие к тексту (о чем отчет и за какой период), текст (вступление, основная часть, выводы и планы на перспективу), подпись, отпечаток печати (в случае необходимости).
Проект текстового отчета готовит секретарь-референт.
2. Факс – это служебный документ, полученный с помощью телефакса телефонными каналами связи. Факс составляет ксерокопию переданного документа. Факс оформляют так же, как и служебное письмо.
Дополнительные данные, что их автоматически проставляет аппарат – это: указание отправителя (его коду), дата и время передачи документа, номер телефакса, из которого передана информация, количество страниц.
Отправитель факса (адресант) должен получить подтверждение о том, что адресат получил информацию. Главной является графа “RESULTS”, в которой в случае получения сообщения полностью и без ошибок проставляется “OK”; если были сбои, - то “NG”.
Если полученные факсы содержат очень важную информацию и предназначенные для длительного пользования, то их следует скопировать, поскольку бумага, что используют для факсов, очень тонкий.
По большей части переписки по коммерческим вопросам хранят 3 года. Служебную переписку с инофирмами относительно важнейших вопросов хранят не меньше 10 лет.
3. Телеграмма – это служебный документ, который составляет буквенно-цифровое сообщение, переданное с помощью телеграфной связи (телеграфом).
Тексты телеграмм печатают без абзацев. Они должны быть сжатыми и недвусмысленными. Не рекомендуется употреблять предлоги, союзы, местоимения, возгласы, частицы (кроме частицы “не”). Не допускается: переносить слова текста телеграммы из одной строки на другой; делать любые исправления. В случае необходимости вместо знаков препинаний и других используют условные обозначения: КРПК, КМ., ЛПК, НР (номер), ДВК (двоеточие). Знаки “-” (минус), “+” (плюс) % (процент) пишут словами; однозначные числа – преимущественно словами, многозначительные – цифрами.
Служебные телеграммы оформляют на почтовых или фирменных бланках или на чистых листах бумаги (формат А5) в двух экземплярах (первый передают к отделению связи, второй подшивают в дело.
Различают инициативные телеграммы и телеграммы-ответы.
В телеграммах ответах в начале текста отмечают номер документа, на который дают ответ, а в конце – исходный номер, после чего отмечают название предприятия (сокращенно), посада (в случае потребности), фамилию лица, которое подписало телеграмму.
Оформляя служебную телеграмму, отмечают: название вида документа, категория телеграммы, вид телеграммы, телеграфный адрес получателя, номер документа, на который дают ответ, текст, исходный номер телеграммы, сокращено название предприятия, которое посылает телеграмму, должность лица, которое подписало телеграмму; почтовый адрес и название предприятия – отправителя телеграммы, подпись, дата подписания телеграммы, отпечаток печати предприятия - отправителя.
4. Телефонограмма – это служебный документ, который составляет оперативное сообщение, переданное телефоном.
Телефонограммы составляет секретарь-референт или другой работник по поручению руководителя.
Текст телефонограммы должен быть четким, сжатым (до 50 слов), с акцентом на факты, дать, время и место проведения мероприятий. Если в тексте есть слова, которые плохо воспринимаются на слух, то нужно каждую букву передавать словами.
Составленную и оформленную телефонограмму должен проверить и подписать руководитель или ответственный работник предприятия.
Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то составляют список их с номерами телефонов.
Оформляя исходную телефонограмму, отмечают: название вида документу, адресата, дату подписания, индекс (входной номер), подпись, фамилию и номер телефона лица, которое пережало телефонограмму, фамилию и номер телефона лица, которое приняло телефонограмму, дату и время передачи телефонограммы.