Документы по личному составу
Поручение – это документ, который кажется предприятием или частным лицом другому лицу для представления третьему лицу (предприятию), в котором определяются полномочия второго лица во время осуществления отмеченных в документе юридических действий.
Поручения бывают: официальные, личные.
Официальные поручения выдаются представителю предприятия для выполнения действий от имени предприятия. Их оформляют на специальных или общих бланках формата А4 или А5.
Реквизиты поручения, изготовленного на общем бланке: название вида документу; дата (словесно цифровым способом); индекс; место составления или издания; текст (отмечают, какая организация, кому (фамилия, имя, отчество, паспортные данные), где и что вручает. Также в тексте оставляют место для подписи лица, которому выдано поручение. Заканчивают текст указаниям срока действия поручения.
Официальное поручение выдают под расписку лицу, на которого он оформлен.
Поручения на получение лицом материальных ценностей от другого предприятия оформляют машинописным способом или от руки на трафаретном бланке.
Бланки таких поручений изготовляются на специальной бумаге, имеют серию, номер и принадлежат к бланкам суровой отчетности.
Личные поручения кажутся физическим лицом. Оформляют их от руки или машинописным способом на чистом листе бумаги. Личные поручения удостоверяет нотариус или уполномочено лицо предприятия, где работает или учится доверитель, администрация стационарного лечебного заведения, учреждения, где он находится на лечении, или уполномочены лица военной части, в которой доверитель служит.
При выполнении действий, отмеченных в поручении, предъявления документа, который удостоверяет личность, на которую оформлено данное поручение, обязательное. Исправление и стирание в поручениях запрещено.
2. Расписка – это документ, в котором подтверждаются действия, которые уже состоялись.
Составляют расписку в произвольной форме на чистом листе бумаги, по большей части от руки или машинописным способом. В расписке должны быть такие сведения: название вида документа; должность автора (в случае потребности); фамилия, имя, отчество лица, которое дает расписку; сумма взятых денег или названия товарно-материальных ценностей; дата оформления документа; подпись автора.
Полученную сумму денег в расписке отмечают цифрами, а в дужках – расшифровывают словами.
В расписке запрещается делать любые исправления или стирания. Все свободные места под текстом и подписью подчеркивают.
Иногда в расписке отмечают свидетелей, то есть лиц, в присутствии которых она была написана. В таком случае эти лица удостоверяют документ своими подписями.
3. Личное дело – это совокупность документов, которые содержат самые полные сведения о работнике.
На каждого работника предприятия в отделе кадров формируют личное дело. К ней заносят документы, что их составляет или заполняет работник при вступлении на работу (заявление, личный листок из учета кадров или анкету, автобиографию), копии документов об образовании, вытянул из приказа о зачислении на работу и другие документы по личному составу, которые касаются данного работника.
Все настоящие документы подшивают в отдельную папку, на обложке которой отмечаются в такой последовательности: название предприятия; “ОТДЕЛ КАДРОВ”; “ЛИЧНОЕ ДЕЛО №____”; имя, отчество, фамилия работника, на которого оформлено личное дело;
В личное дело должны входить такие документы: описание документов, которые сохраняются в личном деле; заявление о принятии на работу; направление или рекомендация; анкета или личный листок из учета кадров; автобиография; копии документов об образовании; характеристики; выдержки из приказов; дополнение к личному листку из учета кадров; листок поощрений и взысканий; справки и другие документы, которые касаются данного лица.
Личные дела сохраняются отдельно от других документов, в специальных сейфах. Доступ к личным делам имеют работники, которые определены приказом руководителя.