Поручения бывают: официальные, личные.

Официальные поручения выдаются представителю предприятия для выполнения действий от имени предприятия. Их оформляют на специальных или общих бланках формата А4 или А5.

Реквизиты поручения, изготовленного на общем бланке: название вида документу; дата (словесно цифровым способом); индекс; место составления или издания; текст (отмечают, какая организация, кому (фамилия, имя, отчество, паспортные данные), где и что вручает. Также в тексте оставляют место для подписи лица, которому выдано поручение. Заканчивают текст указаниям срока действия поручения.

Официальное поручение выдают под расписку лицу, на которого он оформлен.

Поручения на получение лицом материальных ценностей от другого предприятия оформляют машинописным способом или от руки на трафаретном бланке.

Бланки таких поручений изготовляются на специальной бумаге, имеют серию, номер и принадлежат к бланкам суровой отчетности.

Личные поручения кажутся физическим лицом. Оформляют их от руки или машинописным способом на чистом листе бумаги. Личные поручения удостоверяет нотариус или уполномочено лицо предприятия, где работает или учится доверитель, администрация стационарного лечебного заведения, учреждения, где он находится на лечении, или уполномочены лица военной части, в которой доверитель служит.

При выполнении действий, отмеченных в поручении, предъявления документа, который удостоверяет личность, на которую оформлено данное поручение, обязательное. Исправление и стирание в поручениях запрещено.

2. Расписка – это документ, в котором подтверждаются действия, которые уже состоялись.

Составляют расписку в произвольной форме на чистом листе бумаги, по большей части от руки или машинописным способом. В расписке должны быть такие сведения: название вида документа; должность автора (в случае потребности); фамилия, имя, отчество лица, которое дает расписку; сумма взятых денег или названия товарно-материальных ценностей; дата оформления документа; подпись автора.

Полученную сумму денег в расписке отмечают цифрами, а в дужках – расшифровывают словами.

В расписке запрещается делать любые исправления или стирания. Все свободные места под текстом и подписью подчеркивают.

Иногда в расписке отмечают свидетелей, то есть лиц, в присутствии которых она была написана. В таком случае эти лица удостоверяют документ своими подписями.

3. Личное дело – это совокупность документов, которые содержат самые полные сведения о работнике.

На каждого работника предприятия в отделе кадров формируют личное дело. К ней заносят документы, что их составляет или заполняет работник при вступлении на работу (заявление, личный листок из учета кадров или анкету, автобиографию), копии документов об образовании, вытянул из приказа о зачислении на работу и другие документы по личному составу, которые касаются данного работника.

Все настоящие документы подшивают в отдельную папку, на обложке которой отмечаются в такой последовательности: название предприятия; “ОТДЕЛ КАДРОВ”; “ЛИЧНОЕ ДЕЛО №____”; имя, отчество, фамилия работника, на которого оформлено личное дело;

В личное дело должны входить такие документы: описание документов, которые сохраняются в личном деле; заявление о принятии на работу; направление или рекомендация; анкета или личный листок из учета кадров; автобиография; копии документов об образовании; характеристики; выдержки из приказов; дополнение к личному листку из учета кадров; листок поощрений и взысканий; справки и другие документы, которые касаются данного лица.

Личные дела сохраняются отдельно от других документов, в специальных сейфах. Доступ к личным делам имеют работники, которые определены приказом руководителя.

Предназначенная документа для хранения и передачи информации во времени и пространстве обусловливает его специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и др. Эта специфическая конструкция обеспечивает выполнение документами их главной функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, стойкими для хранения информации во времени, приспособленными для физиологичных возможностей чтения сообщения.

Информация, заложенная в документе, обязательно закреплена, на каком-либо специальном материале (папирус, пергамент, бумага, кино-, фотопленка и т. п.), который имеет определенную форму носителя (лента, письмо, карточка, барабан, диск, нить и т. д.). Кроме того, информация всегда фиксируется любым способом записи, предусматривает наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т. п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер, т. п.). Таким образом, под материальной составляющей частью документа имеют в виду:

материальную основу документа;

форму носителя информации;

способ документирования или записи информации.

Материальная основа документа (МОД) - совокупность материалов, которая используется для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носителя информации. В зависимости от материальной основы документы разделяются на естественных и искусственных. Искусственные в свою очередь разделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе - полимерные документы (полимерный - пленочные и полимерный - пластиковые).

В качестве МОД сначала использовались естественные материалы, которые были под рукой: камень, кожа, кости, керамика, глина, древесина, бамбук, пальма, береста. Позже начали создавать специальные материалы, более пригодни для фиксации информации.

Первые документы на искусственно созданных материальных носителях дошли до нас из далекого прошлого в виде глиняных табличек, свитков папируса, древних пергаментов.

Считается, что первыми документами предназначенными для хранения и передачи информации были шумерские глиняные таблички-бирки V-IV ст. до н.э. с названиями объектов и обозначением их количества, выполняя учетные функции при хранении и транспортировке товаров. Настоящие документы одновременно фиксировали первые письменные знаки шумеров. В целом, естественные материалы не приобрели широкого потребления как материальный носитель информации через непрактичность в использовании (объем, вес, сложность в обработке материала, тиражировании).

Настоящая революция в документировании возникла в результате изобретения бумаги - универсального материального носителя.

Бумага (лат. bambagia - хлопок) - многокомпонентный материал, который в основном состоит из специально отобранных мелких растительных волокон тесно переплетенных между собой, связанных силами сцепления разного вида и, образовывающих тонкое письмо.

Изобретение бумаги, согласно первым упоминаниям, относится до 12 г. до н.э., а уже в 76р. бумагу применяли для книг. Способ изготовления бумаги был открыт в Китае в 105 г. Цай Лунем. Он изготовил его из древесинного луба, конопля и тряпье. Со временем, бумага проникает в Японию, Испанию, Италию. В Х ст. производство бумаги осуществляется во всех странах Европы. В Украине впервые производство бумаги, пригодной для печатания, было организовано в Радомишли Є.
Плетенецьким в конце первой четверти ХVІІІ ст. для типографии Киево - Печерской лавры.

Постепенно бумага вытеснила весь писальный материал (папирус, пергамент). В настоящее время существует несколько сотен разновидностей и сортов бумаги, предназначенных для разных целей (газетный, офортный, ватманский, фотобумага, офсетная, картографическая и т. д.). Книги печатаются на печатной бумаге, рукописные и машинописные документы - на письменной бумаге, карты и атласы - на картографическом.

Основными компонентами бумаги являются волокна растительного происхождения, которые выделяются из древесинных, хвойных и листовидных пород, из стеблей однолетних растений, семенных коробочек и листьев некоторых растений, а также хлопка, льна, джута и т.п.

С целью улучшения качества бумаги в ее состав вводят наполнители, которые улучшают ее прочность и белье, способствуют образованию гладкой поверхности. В роли наполнителей используют каолин, мел, гипс, двуокись титана, тальк, асбест, бланкфикс.

1. Договор – это документ, в котором зафиксировано соглашение между сторонами о взаимодействии и должным образом оформлено.

Сторонами договора могут быть физические лица, работники предприятия, организации, учреждения, фирмы.

Договоры складываются с учетом интересов сторон в соответствии с законодательством. Проект договора готовит сторона-инициатор (вторая сторона может подготовить свой вариант проекта).

Подготовленный и должным образом оформленный договор подписывается сторонами. В отдельных случаях необходимо убедиться в полномочиях лица, которое подписывает договор.

Различают договоры из хозяйственной деятельности и трудовые договоры.

2. Договор из хозяйственной деятельности - это служебный документ, в котором фиксируют соглашение между сторонами об установлении деловых отношений, связанных с хозяйственной деятельностью, и который регулирует эти отношения.

Договоры из хозяйственной деятельности оформляют на общих, трафаретных (нечасто) бланках или на чистых листах бумаги формата А4. Если договор составлен на нескольких страницах, то их нумеруют, и количество страниц отмечают в тексте документа.

Реквизиты договора из хозяйственной деятельности: название вида документа; дата (подписание); индекс; место составления или издания; заглавие к тексту; текст (Текст разделяют на две части: вступительную, где отмечают названия сторон, между которыми заключается договор, должности, фамилии, имена, отчество лиц, которые будут подписывать договор; в случае необходимости наводят ссылку на документы, которые удостоверяют полномочие лица, которое подписывает договор;

Ниже от реквизита 22 оформляют пункт “Юридические адреса и подписи сторон”.

3. Трудовой договор – это соглашение между лицом, которое нанимается на работу, и руководителем предприятия или уполномоченным им органом, за которой работник обязывается выполнять работу, определенную этим соглашением, с подлежит внутреннему трудовому распорядку, а руководитель (владелец) предприятия или уполномочен им орган обязывается выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренной законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Заключение трудового договора оформляется приказом или распоряжением руководителя или уполномоченного им органу о зачислении лица на работу.

К началу работы по заключенному трудовому договору руководитель (владелец) обязан: разъяснить работнику его права и обязанности и поинформировать под расписку об условиях труда, об опасных и вредных производственных факторах и возможны последствия для здоровья, о его правах на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с действующим законодательством и коллективным договором; ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и с коллективным договором; предоставить работнику должным образом оформлено рабочее место; проинструктировать работника относительно техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда и противопожарной охраны.

Виды трудовых договоров: трудовые контракты, трудовые соглашения.

Разница между трудовым договором и трудовым контрактом:

контракт заключают только на определенный срок, а трудовой договор – как на период выполнения работы, так и на неопределенный срок;

в контракте могут определяться такие основания для разрыва трудовых отношений, которые не предусмотренные законодательством о труде, а разрыл трудового договора возможный только на основаниях, которые записаны в законодательстве о труде;

выполнение работником своих обязанностей по контракту всегда связано с сдерживанием четко определенного режима работы, тогда как по трудовому договору работник должен придерживаться правил внутреннего распорядка, которыми предусмотрен и режим работы;

в случае работы по контракту порядок предоставления работнику отпуска и оплаты может определяться на усмотрение руководителя, тогда как трудовой договор предусматривает централизованную регуляцию отпуска;

в контракте, в отличие от трудового договора, могут предостерегаться последствия досрочного его расторжения по инициативе одной из сторон без уважительных причин.

Все условия контракта обязательно должны соглашаться сторонами.

Контракт складывается не меньше как в двух экземплярах, которые сохраняются у каждой из сторон. Он вступает с момента его подписания сторонами.

Контракт служит основанием для издания приказа о принятии на работу.

Контракт может быть заключено сроком до 5 годов (но не меньше 1 года).

Отчеты бывают простые и сложные в зависимости от характера выполненной работы.

Различают статистические и текстовые отчеты. Статистические отчеты оформляются от руки или машинописным способом на трафаретных бланках, текстовые – на общем бланке или на чистом листе бумаги (формат А4) машинописным способом или с помощью оргтехники, по большей части за схемой. Отчеты составляют о работе, выполненной на протяжении определенного периода. Они должны быть конкретными, то есть давать сжатый ответ на вопрос схемы.

Реквизиты отчета: название вида документу, дата (дата подписания), заглавие к тексту (о чем отчет и за какой период), текст (вступление, основная часть, выводы и планы на перспективу), подпись, отпечаток печати (в случае необходимости).

Проект текстового отчета готовит секретарь-референт.

2. Факс – это служебный документ, полученный с помощью телефакса телефонными каналами связи. Факс составляет ксерокопию переданного документа. Факс оформляют так же, как и служебное письмо.

Дополнительные данные, что их автоматически проставляет аппарат – это: указание отправителя (его коду), дата и время передачи документа, номер телефакса, из которого передана информация, количество страниц.

Отправитель факса (адресант) должен получить подтверждение о том, что адресат получил информацию. Главной является графа “RESULTS”, в которой в случае получения сообщения полностью и без ошибок проставляется “OK”; если были сбои, - то “NG”.

Если полученные факсы содержат очень важную информацию и предназначенные для длительного пользования, то их следует скопировать, поскольку бумага, что используют для факсов, очень тонкий.

По большей части переписки по коммерческим вопросам хранят 3 года. Служебную переписку с инофирмами относительно важнейших вопросов хранят не меньше 10 лет.

3. Телеграмма – это служебный документ, который составляет буквенно-цифровое сообщение, переданное с помощью телеграфной связи (телеграфом).

Тексты телеграмм печатают без абзацев. Они должны быть сжатыми и недвусмысленными. Не рекомендуется употреблять предлоги, союзы, местоимения, возгласы, частицы (кроме частицы “не”). Не допускается: переносить слова текста телеграммы из одной строки на другой; делать любые исправления. В случае необходимости вместо знаков препинаний и других используют условные обозначения: КРПК, КМ., ЛПК, НР (номер), ДВК (двоеточие). Знаки “-” (минус), “+” (плюс) % (процент) пишут словами; однозначные числа – преимущественно словами, многозначительные – цифрами.

Служебные телеграммы оформляют на почтовых или фирменных бланках или на чистых листах бумаги (формат А5) в двух экземплярах (первый передают к отделению связи, второй подшивают в дело.

Различают инициативные телеграммы и телеграммы-ответы.

В телеграммах ответах в начале текста отмечают номер документа, на который дают ответ, а в конце – исходный номер, после чего отмечают название предприятия (сокращенно), посада (в случае потребности), фамилию лица, которое подписало телеграмму.

Оформляя служебную телеграмму, отмечают: название вида документа, категория телеграммы, вид телеграммы, телеграфный адрес получателя, номер документа, на который дают ответ, текст, исходный номер телеграммы, сокращено название предприятия, которое посылает телеграмму, должность лица, которое подписало телеграмму; почтовый адрес и название предприятия – отправителя телеграммы, подпись, дата подписания телеграммы, отпечаток печати предприятия - отправителя.

4. Телефонограмма – это служебный документ, который составляет оперативное сообщение, переданное телефоном.

Телефонограммы составляет секретарь-референт или другой работник по поручению руководителя.

Текст телефонограммы должен быть четким, сжатым (до 50 слов), с акцентом на факты, дать, время и место проведения мероприятий. Если в тексте есть слова, которые плохо воспринимаются на слух, то нужно каждую букву передавать словами.

Составленную и оформленную телефонограмму должен проверить и подписать руководитель или ответственный работник предприятия.

Если телефонограмму передают нескольким адресатам, то составляют список их с номерами телефонов.

Оформляя исходную телефонограмму, отмечают: название вида документу, адресата, дату подписания, индекс (входной номер), подпись, фамилию и номер телефона лица, которое пережало телефонограмму, фамилию и номер телефона лица, которое приняло телефонограмму, дату и время передачи телефонограммы.

Делопроизводство - от старинного «производство дел» - процесс принятия решений на основании документов. Задачи делопроизводства:

• обеспечение эффективного процесса управления;

• образование документов;

• хранение, обеспечение доступа к документам.

Делопроизводство включает такие поняття:Документування - запись за установленными формами управленческих решений и действий в целях их закрепления и передачи. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или образования до завершения выполнения или отправления. Дело - совокупность документов или документ, который относится к определенному вопросу или отрасли деятельности организации. Документ - информация, которая записана на дорогом материале, что выданная или полученная любым физическим или юридической лицом, в дорогой организации для использования в своей деятельности.

История развития делопроизводства Делопроизводство в своем развитии прошло несколько этапов И этап : Делопроизводство приказа (XV - ХVII ст.). Особенности делопроизводства в этот период:

1. Документы - в виде столбцов - текст на полосах бумаги шириной 15-17 сантиметров. Обратная сторона использовалась для адреса, резолюции, пометок. Документ имеет форму свитки.

2. Делопроизводство начиналось с момента получения документу, на котором относилась дата получения. Потом - подготовка к прикладыванию. Обсуждение - приговори приказу.
Складывался документ - ответ.

3. Подпись дъяка, что отвечал за составление документу относился на склеиваниях документу. Автор документу - тот человек, который выполнял записи текста.

4. Документы систематизировали по определенным признакам.

5. Виды документов - приказы царя, обречения боярской думы, указные книги.

6. Налаживается архив, документы сохраняются в домах приказов.

7. Появляются особенные формы документов -книги: - для денежных операций - прибутково-расходни; - для учета пошлин - митницки; - для учета урожая - умолоты и другое.

8. В документах ведется перечисление титулов, званий, полномочий.

9. Различали тексты лицевой и оборотной стороны письма. Площадь письма, где размещался текст малая свои названия. Верх письма -«голова», а часть под основным текстом - «испод».

10. Делопроизводство было основано на канцелярских традициях и не регулировалось законодательством.На землях правобережной Украины, что постепенно входили в состав княжества Литовского применялись актовые книги (с XIII до конца XVIII века). Книги разделялись на: - секретные (уголовные дела); - нотатни (дарственные,, долговые, контрактные документы купчих);

Колежске делопроизводство (из XVIII века). Характерные признаки делопроизводства:

1. Петр І в 1699 году вводит гербовую бумагу, а в 1700 году замещаются столбцы тетрадями. 28 февраля 1720 года образован «Генеральный регламент государственной коллега», где оформлена система документирования и делопроизводства коллегии - колежске делопроизводство. Это система норм по документированию
внутренней деятельности коллегий и их переписке с другими учреждениями.

2. Упорядочена система регистрации, введенные журналы. Разработана система справочного аппарата - настольный реестр. Журналы Но и В - для регистрации исходных документов, а С и Д - для регистрации входных документов. В документах обязательно проставлялась дата и номер.

3. Заложены основы учета и хранения документов: «архив». Образуются архивы, коллегии, текущие архивы, государственные архивы.

• художественный стиль;
• официально деловой.

В зависимости от целей и избирают определенный стиль изложения своей биографии.

Если автобиография нужна как документальное представление своей персоны для устраивания на работу и т.п., тогда избирают официально деловой стиль. Когда же желают просто поделиться воспоминаниями, развлечь читателя своими жизненными достижениями, избирают художественный стиль.

Официально деловой стиль автобиографии имеет определенные требования: в нем следует придерживаться четкой хронологической последовательности – от начала рождения до времени написания автобиографии, указывать ряд необходимой информации (число и место рождения, учебные заведения, которые заканчивал (заканчивает), место работы и проживания,
семейное положение, родителей и тому подобное.

Художественный стиль отличается своей непринужденностью, раскованностью, отсутствием четкой хронологической и справочной последовательности. Может содержать развлекательные нотки, детальное описание отдельных моментов и отсутствие целых периодов из жизни. Как правило художественное изложение автобиографии используется в художественной
литературе и не используется в делопроизводстве.

Ниже предлагаем образцы автобиографий в официально деловом и художественном стилях.

Автобиография Павла Грабовского в художественном стиле

Я родился в 1864 году в Охтирскому уезде Харьковской губернии. Отец мой был пономарем в слободе, в молодом возрасте занемог на чахотки и умер, оставив 5 детей. Мне тогда было 8 лет, я ходил к школе. В 10 лет иметь отдала меня к Охтирской бурсы, где я находился 5 лет, и сначала не имел большого наклона к науке. Потом меня выгнали, и потому я перешел к Харьковской семинарии.

Еще парнем я любил читать сказки о жизни святых. Достаточно много песен я знал от матери, что всегда их пела, а сказки слушал от бабушки, так что и не пришлось читать.

Мне очень припал к сердцу материнский язык. Книжки к чтению я покупал на базаре или брал у товарищей. В семинарии я пробыл 4 года, думал бросать, но не имел на это “полных лет”, и перед Рождеством в 1882 г. был арестован с запрещенными книжками.

На протяжении 1883-1884 годов жил на селе, где очень бедствовал и не имел работы. Весной в 1885 г. опять вернулся в Харьков, а осенью меня забрали в солдаты. Служил я в Валках Харьковской губернии. Здесь меня собирались подать в суд за обиду словами офицера, но от главного штаба поступила бумага послать меня к Ташкенту, как человека политически ненадежную. Потом меня с товарищами заслали на Вилюй.

Из Иркутской тюрьмы я начал посылать к галицким журналам стихотворения и кое-что прозой, а также переписываться с украинскими писателями.

г. Тобольск, 1901 год.

Автобиография Орлександра Олеся (Александра Ивановича Кандиби) в художественном стиле

Я родился 5 декабря 1878 года в местечке Билопилля на Сумщине. Родительский род происходил из чумаков, мамин - из крепостных. Дедушка мой Федор Кандиба торговал рыбой, а отец Иван Федорович работал на рыбных промыслах в Астрахани, где и топился в Волге. Тогда мне исполнилось 11 лет. Иметь Александра Василивна вспоминала, что она “осталась одна с тремя детьми и тремя карбованцами в кармане”.

В 4 года иметь научила меня читать, а впоследствии привила любовь к поэзии Т. Шевченко, к “Кобзарю”, которого я еще малым знал почти на память. Детство мое проходило среди работящих и напевных земляков. Учился я сначала в начальной школе в родном местечке, а затем - в двуклассном училище.

Рос я и воспитывался на волевом примере матери, естественной мудрости дедушки Василия, народной песне и морали, художественной философии “Кобзаря” Т. Шев-ченко. Именно с таким багажом я, пятнадцатилетний юноша, отправился из дома, поступив в хлебопашескую школу местечка Дергачи, что неподалеку от Харькова. Конечно, мечтал я и о гимназии, и в матери не было средств на учебу в ней. Чтобы продержаться в этой бесплатной сельскохозяйственной школе, я должен был заниматься репетиторством...

В 17 лет именно в стенах Дергачивской хлебопашеской школы я начинаю печатать свои стихотворения, писаные как российской, так и украинской языками.

В 1903 году мне повезли стать студентом Харьковского ветеринарного института, а также побывать на открытии памятника І. Котляревському в Полтаве. В 1905 году заканчиваю институт и работаю ветеринаром в киевских разницах, а также активно участвую в литературной жизни.

в 1910 г.

Автобиография Павла Грабовского в официально деловом стиле

Родился я в 1864 году в Охтирскому уезде Харьковской губернии. В 1879 году перешел к Харьковской семинарии.

В 1882 году был арестован с запрещенными книжками и некоторыми другими делами.

1883-1884 года я прожил на селе под полинезийским взглядом. Очень бедствовал и не имел работы.

Весной 1885 года вернулся в Харьков, а осенью меня забрали в солдаты.

В 1886 году меня арестовали в Оренбурзи и привезли обратно в Харьков, где уже сидело по тюрьмам достаточно много
общества из партии “Черного передела”.

С 1888 года я был зисланий административным порядком в Балаганск Иркутской губернии на 5 лет.

В 1891 году меня заслали с товарищами на Вилюй, где когда-то держали Чернишевского. Через 6 лет пустили в Якутск, и еще через 2 года - к Тобольского.

г. Тобольск 1901 год.

Автобиография Александра Олеся (Александра Ивановича Кандиби) в официально деловом стиле

Родился я 5 декабря 1878 года в местечке Билопилля на Сумщине. Учился сначала в начальной школе, потом - в двуклассном училище.

В 1893 году поступил в хлебопашескую школу в местечко Дергачи, что неподалеку от Харькова.

В 1895 году в стенах Дергачивской хлебопашеской школы начинаю печатать свои стихотворения.

В 1903 году я становлюсь студентом Харьковского ветеринарного института, который заканчиваю в 1905 году.

Позже работаю ветеринаром в киевских разницах.

в 1910 г.

Инструкция — правовой акт, ство­рюваний органами управления для установления правил, которые регулируют организационные, научно-технические, финансовые и другие специальные стороны деятельности учреждений, предприятий, отдельных их подразделов и служб, а та­кож должностных лиц или граждан. Она принадлежит к кате­гории организационных документов, которые выдаются министерствами, учреждениями, является нормативным актом, регламентирующим разные вопросы.

Существуют инструкции должностные, из техники безопасности, эксплуа­тации разного оборудования и др. Каждая из них должна быть за­тверджена вышестоящими органами или руководителями ор­ганизаций. Инструкции утверждаются руководителем или его же приказом (с указанием номера и дать издание).

Инструкция, кроме грифа об утверждении, имеет такие рек­візити, как наименование ее вида, короткая формулировка содержания (заглавие), текст; должность и фамилия лица, від­повідальної за ее составление, ее подпись, дата, номер (индекс) за классификатором. Текст выкладывают в логической последовательности, группируют за разделами, к которым иногда дают подзаглавия, разбивают на параграфы (помечают арабскими цифра­ми). Удобнее всего применять сквозную нумерацию. В инструкции употребляют слова: должен, обязанный, необходимо, не допускается, следует.

Текст настоящего документа должен быть коротким, точным, понятным, поскольку инструкция предназначена для постоянного пользования. Его выкладывают от второго лица (напри­клад: Прежде чем приступить к работе, вы обязаны пе­ревірити исправность оборудования) или от третьей (Для успешного выполнения своих долгов машинистка должна вивчи­ти учет, обработку и прохождение входной корреспонденции), реже — в безличной форме (Двигаясь по дороге, следует обращать внимание на окружающую обстановку, своевременно принимать меры для предотвращения столкновение со встречным транспортом).

Положение

Положение — это правовой акт, который устанавливает основные правила орга­нізаційної деятельности предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положение скла­дають преимущественно при создании новых предприятий или ус­танов.

Настоящие документы могут быть как типичными, так и індивіду­альними.

Индивидуальные положения для отдельных учреждений, ор­ганізацій, предприятий разрабатываются на основе типичных и утверждаются руководителями предприятий, организаций, ус­танов.

Рассматриваемые правовые акты разрабатываются висококва­ліфікованими специалистами. Этому предшествует большая работа по изучению разных аспектов деятельности предприятия или его структурных подразделений.

Положение может иметь такие реквизиты: герб, наймену­вання виду документа, назову учреждения, дату, место издания, заглавие, гриф утверждения, текст.

Текст обычно состоит из таких разделов: 1. Общие положения. 2. Собственность и средства предприятия. 3. Виробни­чо-господарська деятельность. 4. Права и обязанности підпри­ємства или его подразделов. 5. Структура управления. 6. Реор­ганізація и ликвидация учреждения, организация предприятия.

В первом разделе указывают цели, которые послужили під­ставою для создания предприятия, учреждения, организации или их структурных подразделений, главные задания, функ­ціональні связки с другими организациями, подразделами и т.п.

Во втором — указываются основные и оборотные средства, по­рядок приобретения собственности, амортизационные отчисления и их назначения, прибыль, отчисление на премирование рабочих и служащих, жилищный фонд, служебные при­міщення, порядок распоряжения
избытками неиспользованных оборотных средств.

В последних разделах регламентируется виробничо-госпо­дарська деятельность предприятия, определяются задания по качеству производимой продукции.

Постановление

Постановление — это правовой акт, который принимается выше и некоторыми цен­тральними органами коллегиального управления для решения найваж­ливіших и принципиальных заданий, которые стоят перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения. Постановления выдают Кабинеты министров республик на ос­нові законов в порядке их выполнения. В некоторых случаях
особ­ливо важные постановления принимают Верховная Рада, проф­коми и др.

Текст постановления, как правило, состоит из двух час­тин — констатирующей и постановляющей. Первая содержит вступление, оценку состояния и, при необходимости, основания для издания или ссылки на правовой акт вышестоящего органа. В постановляющей части наводится перечень предложенных мероприятий, определяются исполнитель (исполнители) и срок выполнения.

Проекты постановлений нередко готовят много учреждений или ведомств. Постановления согласовывают с учреждениями, интересов которых они касаются, и представляют для визирования руководителям. Если возникают разногласия, к проекту
постановления до­дається справка с изложением их сути.

Проект документа вместе с сопровождающим письмом и справками о согласовании (и разногласиях, если они есть), подписанными руководителями учреждений, которые составляют проект, направляют в орган, который отвечает за его издание.